Συμμορφωνόμαστε με όλους τους νόμους και κανονισμούς που σχετίζονται με τη διατήρηση των αρχείων της Εταιρίας (συμπεριλαμβανομένων εντύπων εγγράφων και ηλεκτρονικών
δεδομένων). Το Εγχειρίδιο Διαχείρισης της Ποιότητας της Εταιρίας καθορίζει τις διαδικασίες και τις οδηγίες εργασίας της Εταιρίας σχετικά με τη διατήρηση αρχείων, τις οποίες πρέπει να τηρούν όλα τα τμήματα της εταιρίας. Το οικονομικό τμήμα εξαιρείται από τις αναφορές αυτές στο εγχειρίδιο Ποιότητας καθώς ξεφεύγει του αντικειμένου του. Οι έλεγχοι και η παρακολούθηση της λειτουργίας του λογιστηρίου γίνεται κάτω από την εφαρμογή των εξειδικευμένων νόμων του κράτους για την λειτουργία των λογιστηρίων των επιχειρήσεων.
Επικοινωνήστε με τον Υπεύθυνο Διαχείρισης του Συστήματος Ποιότητας, τον Διευθύνοντα Σύμβουλο ή και τον Οικοδιευθύνοντα Σύμβουλο για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις οδηγίες διατήρησης εγγράφων που ισχύουν για το τμήμα στο οποίο ανήκετε.
Εάν γνωρίζετε, ή έχετε λάβει αναφορά για δικαστική κλήτευση, δικαστική διαδικασία ή επερχόμενη κρατική έρευνα, επικοινωνήστε αμέσως με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο της εταιρίας. Σε μια τέτοια περίπτωση, πρέπει να διατηρήσετε όλα τα αρχεία και στοιχεία που μπορεί να σχετίζονται με την υπόθεση της δικαστικής κλήτευσης, της δικαστικής διαδικασίας, ή της έρευνας, ανεξάρτητα
από τις απαιτήσεις του Προγράμματος Διατήρησης Αρχείων. Δεν πρέπει να καταστρέφετε ή τροποποιείτε τα εν λόγω αρχεία, επειδή η ακατάλληλη καταστροφή αρχείων θα μπορούσε να έχει σοβαρές συνέπειες – συμπεριλαμβανομένων αστικών ή και ποινικών κυρώσεων – για την Εταιρία και εσάς προσωπικά.
Εάν έχετε οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με το εάν ένα αρχείο ή στοιχείο σχετίζεται με κάποια έρευνα, δικαστική διαδικασία ή δικαστική κλήτευση, επικοινωνήστε με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο πριν την απόρριψη του εν λόγω αρχείου.